HKZ audit:  extra informatie over:

• Dossiertoets HKZ
• Audit kosten, audit tijd
• HKZ cyclus en de auditor

Dossiertoets HKZ

Tijdens de HKZ audit worden er patiëntendossiers ingezien. Het is aan de praktijk om ervoor te zorgen dat een representatieve steekproef van dossiers mogelijk is. De grootte van de steekproef wordt door de auditor bepaald en is afhankelijk van het aantal fysiotherapeuten, verbijzonderingen en nevenlocaties van de praktijk. Tot 2019 was het toegestaan om 10 dossiers klaar te leggen t.b.v. de audit. Vanaf 2019 worden de dossiers (al dan niet afgesloten) tijdens de audit ad random geselecteerd. Deze geselecteerde dossiers zijn maximaal een jaar oud (1 jaar voor de datum van de HKZ-audit). Het is de verantwoordelijkheid van de praktijk dat bij steekproef van dossiers:
– de dossiers zijn voorzien van een schriftelijke toestemming van betrokkenen ofwel
– met behulp van het EPD zijn geanonimiseerd.

Audit kosten, Audit tijd

Afgelopen periode zijn er enkele keren vragen gesteld betreffende de duur en kosten van de HKZ audit. Om dit transparant te maken onderstaande uitleg.

Indien er tijdens de audit nevenlocaties bezocht worden vergt dit extra audit tijd en worden deze kosten doorbelast aan de praktijk.

Indien de praktijk meer dan 10 FTE of meer dan 25 FTE werkzaam is vergt dit extra audit tijd en worden deze kosten doorbelast aan de praktijk.

Sinds 2020 is dit geen onderdeel meer van de bijdrage van Fys’Optima/ het lidmaatschap van InPraktijk

Overzicht:

Nevenvestiging of Projectlocatie (behandellocatie):

Nevenvestiging:

• Wordt op het certificaat bijgeschreven. 

• Vestigingen waar structureel  behandelingen uitgevoerd worden  gedurende meerdere uren per week
• Wordt altijd bezocht bij de hercertificering en verdeeld over de controle audit
• 2 uur extra audittijd.

Projectlocatie:

• Worden niet op het certificaat bijgeschreven

• Locaties waar incidenteel behandelingen worden uitgevoerd en niet door de organisatie als vestiging zijn benoemd. 
• Cliënten registratie moet inzichtelijk zijn op de hoofdvestiging en therapeuten rouleren over deze vestiging. 
• Kunnen bezocht worden, geen extra audit tijd

Indien de praktijk geen extra nevenvestigingen wil laten bezoeken is dit mogelijk echter worden deze dan niet bijgeschreven op het certificaat. De praktijk mag dan ook het HKZ-beeldmerk alleen publiceren met betrekking tot de op het certificaat opgenomen locatie. 

Voor de Richtlijn gebruik beeldmerk klik hier

De praktijk kan ervoor kiezen een mulitisitecertificatie toe te passen

Toepassing van multisitecertificatie (beoordeling door middel van een steekproefname uit een netwerk van vestigingen) is mogelijk.

Hiervoor gelden de volgende regels:

• Bij multisitecertificatie is het centrale management altijd onderwerp van de initiële audit, vervolgaudits en hercertificatieaudits.
• Het aantal vestigingen waaruit een organisatie bestaat, wordt bepaald door het aantal plaatsen vast te stellen waar het laagst mogelijke managementniveau aanwezig is dat verantwoordelijk is voor de aansturing van de processen die plaatsvinden binnen het netwerk van vestigingen.
• Uit het op deze wijze bepaalde aantal vestigingen wordt de steekproef getrokken. 
• Indien de uitvoering van de processen bij een in de steekproef opgenomen vestiging op meerdere locaties plaatsvindt, moet op basis van een risico-inschatting door de certificerende instelling worden gezorgd voor een zo groot mogelijke spreiding van de audit over de verschillende locaties.
• Indien multisitecertificatie toegepast wordt, moet de praktijk interne audits uitvoeren. De interne audits voorafgaand aan de initiële audit, moeten hebben plaatsgevonden binnen 3 jaar voorafgaand aan die initiële audit. Tijdens elke certificatieperiode moeten alle vestigingen opnieuw onderwerp van een interne audit zijn geweest

HKZ cyclus en de auditor

In de vorige nieuwsbrief is aandacht besteed aan de audit cyclus, deze is op de volgende manier ingedeeld

1. (her) certificerings audit
2. opvolgingsaudit 1
3. opvolgingsaudit 2

Aan deze cyclus is een vaste auditor gekoppeld, je krijgt dus als praktijk 3 jaar achter elkaar dezelfde auditor

Op het moment een nieuwe 3 jaarlijkse cyclus zal IVAK een nieuwe auditor plannen bij de praktijk. (planning 2021 en verder)

Voor de praktijken die voor 2021 al een afspraak hebben met een auditor en volgend jaar een Her certificering hebben zullen benaderd worden door een vervangende auditor.